METODOLOGÍA PARA EL REDISEÑO
DE LA OFICINA JUDICIAL

Disertación en las Jornadas Nacionales sobre la Reforma Judicial en la Argentina
Mendoza, 29 y 30 de junio de 2000

Dr. Héctor Mario Chayer – fores
Foro de Estudios sobre la Administración de Justicia
Indice:

1- Introducción
2- El rediseño de la oficina judicial: un enfoque orientado a procesos
3- Metodología para el rediseño de los procesos de la oficina judicial
4-¿Cómo generar los diseños de procesos alternativos?
5- Un cambio cultural imprescindible
– I- INTRODUCCIÓN

¿Cómo cambiará la justicia si no cambia la operatoria de sus unidades de trabajo?

¿Más juzgados y más personal? ¿Nuevos y mejores códigos? ¿Más tecnología?
Hoy estas respuestas están superadas por propuestas organizacionales novededosas, que plantean:

División del trabajo por nivel de complejidad:

Justicia inmediata – casos sencillos
Justicia común – casos complejos

Modelos alternativos de organización de la oficina judicial según tipos de procesos:

Oficina reducida
Oficina reducida con equipo
Gran oficina
Oficina de gestión común

– II – REDISEÑO DE LA OFICINA JUDICIAL: UN ENFOQUE ORIENTADO A PROCESOS

Enfoque funcional:
Tradicionalmente, la organización se contempla desde las funciones que se desarrollan en ella, en una perspectiva vertical

Enfoque orientado a procesos:
Hoy se impone una perspectiva horizontal, enfocando los procesos que se desarrollan en la organización, pero entendiendo «proceso» como un «conjunto diferenciado, estructurado y medible de actividades que se desarrollan en la oficina judicial con el objetivo de conseguir un resultado concreto para algún usuario del sistema de justicia (=cliente)»

Este abordaje permite introducir mejoras por dos caminos:

Innovación radical
Procura mejoras espectaculares en cuestiones críticas de rendimiento, tales como rapidez o eficiencia, cuestionando de raíz el diseño global del proceso
Mejora incremental
Cambia algunos aspectos del proceso existente: mejora continua o racionalización de procesos

En definitiva: Los procesos de circulación de un expediente en la oficina judicial se diseñaron en el siglo XIX. Hoy es posible construir un conjunto nuevo de procesos que se apoyen en las TI actuales.
Corolario: no se debería introducir ninguna nueva aplicación informática en la gestión judicial sin evaluar antes los procesos asociados.
– III – METODOLOGÍA PARA EL REDISEÑO DE LOS PROCESOS DE LA OFICINA JUDICIAL

FASE A ­ Diagnóstico y análisis preliminar

1) Diagnóstico del Poder Judicial como sistema
2) Análisis preliminar de las oficinas judiciales
3) Decisión política

En 1999 se culminó esta fase en las provincias de Córdoba, Santa Fe y Salta

FASE B ­ Rediseño e implantación de nuevos modelos

1) Conformación del equipo de trabajo
2) Identificar los procesos de la oficina judicial
3) Selección de los procesos a rediseñar
4) Benchmarking
5) Diseño del nuevo proceso y de la nueva estructura de la oficina judicial correlativa
6) Implantación (planificación y ejecución)
7) Seguimiento y Evaluación de la experiencia

– IV – ¿CÓMO GENERAR LOS DISEÑOS DE PROCESOS ALTERNATIVOS?

I- Aplicar de forma sistemática algunos de los principios básicos de la reingeniería:

Organizar el trabajo alrededor de productos (notificaciones, sentencias, etcŠ) o servicios (brindar información) y no tareas.
Capturar una sola vez la información, junto a la fuente de la misma (ej: receptoría de expedientes)
Ser concientes de las posibles barreras al cambio, etcŠ

II- Confrontar y criticar las hipótesis básicas implícitas en el proceso y probar a prescindir de ellas.

III-Intentar captar el poder de las nuevas TI, ver que permiten hacer y como ayudan a replantear el proceso.
– V – UN CAMBIO CULTURAL ES IMPRESCINDIBLE

Los propósitos del Poder Judicial… son destruídos por el tiempo
Un fuerte compromiso de los jueces es indispensable para reducir los índices de demora
El juez y no las partes ni los abogados deben controlar el ritmo del expediente
Elementos del cambio cultural:

Ð Compromiso y liderazgo judicial
Ð Supervisión por el tribunal del progreso del expediente
Ð Estándares y objetivos
Ð Sistemas de información estadístico
Ð Intervención temprana del tribunal
Ð Aproximación y visión sistémica
Ð Atención a los detalles
Se trata de coordinar los procesos y (escasos) recursos del tribunal para llevar los casos desde su presentación hasta su resolución lo más rápida y eficientemente

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